Para realizar una gestión documental adecuada, es de vital importancia contar con los mejores suministros que garanticen la integridad de los documentos, previniendo el deterioro por un inadecuado almacenamiento. Estos suministros cumplen con las especificaciones recomendadas en cuanto a diseño y uso de materiales en su elaboración según las Normas Técnicas emitidas por el AGN.

1. CARPETA DE 4 ALETAS (CON SOLAPAS LATERALES)
   
   Las carpetas de archivo deben proteger y sostener la documentación de la manipulación principalmente ya que están en contacto directo y permanente con los documentos y son el vehículo para el transporte y uso en la oficina. Se utilizan para almacenar folios sueltos de formatos estándar tipo carta u oficio e igualmente se utilizan para almacenar documentos de gran formato como mapas, dibujos, etc. para lo cual requieren ajustarse a los tamaños de los documentos que protegen.



2. CAJAS DE ARCHIVO
   
   Las cajas de archivo tienen la función de almacenar unidades como carpetas, legajos o libros. Su objetivo principal es proteger la documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura ya que están en contacto directo con el medio ambiente. Además, sirven como barrera frente al agua y el fuego en el caso de un desastre como inundación, presencia de goteras o incendio Por otro lado facilitan la manipulación y organización ya que se ubican sobre estantes y al ir debidamente identificadas permiten una rápida consulta.
   
   Contamos con diseños de cajas que deben ser usados dependiendo de las etapas del ciclo vital por las cuales atraviesan los documentos:



3. X200 (Archivo Central)
   
   Por su sistema de abertura frontal (tipo nevera o puerta) permite que se puedan manipular y consultar los documentos en la estantería donde están almacenados, lo cual es coherente con el uso constante de los documentos.


4. X300 (Archivo Central)
   
   Tienen abertura superior, por lo cual se requiere que se desplacen de la estantería a una mesa para su consulta, por lo tanto, se usan en documentos que no tienen una manipulación frecuente.